Achtergrond:
In de serie ‘’situaties uit de praktijk’’ delen wij in onze nieuwsbrief een casus die wij onlangs hebben opgepakt vanuit onze Recruitment dienstverlening.
Dit keer een succesvolle zoektocht naar een Senior Inkoper voor een snelgroeiend E-commercebedrijf met een eigen webshop en groot warehouse in Wijk bij Duurstede (Utrecht). Het bedrijf is actief sinds 2005 en levert een breed assortiment van circa 8.600 artikelen op het gebied van gereedschap, accessoires, handgereedschap en bevestigingsmaterialen. Hun klantenkring is divers: van aannemers, schildersbedrijven en loodgieters tot parketteurs én particuliere klanten (doe-het-zelver). Het team telt ongeveer 35 medewerkers en staat bekend om de hoge servicegraad en kwalitatieve producten. Om hun (internationale) groeiambities nog meer kracht bij te zetten zijn ze in 2023 overgenomen door een wereldwijde Private Equity investeerder met 160 bedrijven. Hierdoor kunnen ze (inter)nationaal verder groeien met behoud van hun eigenheid.
De uitdaging
Door het aangekondigde vertrek van een zeer ervaren inkoper, die al vele jaren een sleutelfunctie binnen de organisatie vervulde, ontstond de noodzaak om tijdig een opvolger te vinden. Deze medewerker kende het volledige assortiment, de leveranciers en de interne processen tot in detail, wat de functie extra moeilijk vervangbaar maakte. De grootste uitdaging lag in het verbeteren en borgen van de communicatie enerzijds tussen Inkoop en Warehouse. Dit om te komen tot voor een naadloos proces van bestelling tot voorraadbeheer. En anderzijds tussen Inkoop en Sourcing om afspraken met leveranciers en productselectie optimaal te laten verlopen.
De ideale kandidaat moest daarom niet alleen beschikken over gedegen inkoopervaring, maar vooral uitblinken in samenwerking, kennisoverdracht en het bouwen van bruggen tussen afdelingen, zodat de continuïteit gewaarborgd bleef.
Onze aanpak
De huidige krapte op de arbeidsmarkt vraagt om een doordachte en persoonlijke aanpak. Daarom startten we niet direct met zoeken, maar eerst met goed luisteren. In een intensief gesprek met directie en betrokken stakeholders maakten we de wensen en doelstellingen volledig helder.
We bespraken onder meer:
- Organisatie & markt; de unieke kenmerken van het e-commercebedrijf, de groeiambitie en de specifieke uitdagingen in inkoop en logistiek.
- Rol & verantwoordelijkheden; een scherp omschreven strategisch wervingsprofiel dat verder ging dan een standaardbeschrijving.
- Competenties & cultuur; welke vaardigheden en persoonlijkheidskenmerken essentieel waren voor succes in een compacte, snelgroeiende organisatie.
- Arbeidsvoorwaarden & planning; een concurrerend pakket en een realistisch tijdpad voor het volledige recruitmentproces.
Op basis hiervan ontwikkelden we een op maat gemaakte searchstrategie. Met een combinatie van direct search binnen ons netwerk en gerichte online campagnes benaderden we specifiek die kandidaten die niet alleen over de juiste inkoopervaring beschikten, maar ook perfect pasten bij de cultuur en ambities van het bedrijf.
Het resultaat
Binnen zes weken presenteerden wij drie gekwalificeerde kandidaten. De opdrachtgever was zo tevreden over de kwaliteit dat zij besloot twee professionals aan te nemen:
- Inkoper; richt zich op de dagelijkse inkoopactiviteiten, borgt een soepel voorraadbeheer en draagt bij aan de verdere professionalisering van de communicatie met het warehouse.
- Senior Inkoper; krijgt de eindverantwoordelijkheid voor het volledige inkoopproces en versterkt de samenwerking tussen Inkoop, Sourcing en Category Management, inclusief het optimaliseren van leveranciersafspraken.
De Inkoper is inmiddels gestart; de Senior Inkoper begint in november. Ondanks deze gefaseerde instroom zijn nu al merkbare verbeteringen zichtbaar in de communicatie en procesafstemming tussen Inkoop en het Warehouse.
Volgens de directie onderscheidde het traject zich door de snelheid, zorgvuldigheid en persoonlijke aanpak. Hierdoor werd de continuïteit na het vertrek van de ervaren inkoper verzekerd én kreeg de inkoopafdeling een duurzame kwaliteitsimpuls.
Drie tips voor een succesvol recruitmentproces bij inkoopfuncties
- Breng cruciale kennis en processen vroeg in kaart
Wanneer een langjarige sleutelpersoon vertrekt, is het essentieel om eerst de interne kennis en werkprocessen te documenteren. Dit geeft helderheid over het vereiste profiel én zorgt dat nieuwe medewerkers snel kunnen aanhaken zonder dat waardevolle informatie verloren gaat. - Betrek alle relevante afdelingen in de intake
Een soepele samenwerking tussen Inkoop, Sourcing en Warehouse vraagt om draagvlak vanaf dag één. Organiseer daarom een gezamenlijke intake met directie, operations en logistiek, zodat het functieprofiel niet alleen op papier klopt maar ook door iedereen wordt gedragen. - Combineer snelheid met zorgvuldige communicatie
In een krappe arbeidsmarkt is snelheid belangrijk, maar duidelijk en transparant communiceren met kandidaten is minstens zo cruciaal. Een strak, vooraf afgestemd, proces met heldere feedbackmomenten zorgt er voor dat toptalent aan boord komt en vergroot de kans op een duurzame match.
